מנהל – כך תתמודד עם חופשות החגים

חגי תשרי מאופיינים בימי חופשה רבים, מה שהופך את השיבה לשגרה לקשה במיוחד ועלול להשפיע על העסק. כך תובילו את העובדים לנחיתה רכה לאחר ההיעדרות, אבל תשמרו על יעילות החברה גם בתקופה הלא שגרתית. מדריך

לא פשוט לעבוד בחגים, אבל עוד יותר קשה לנהל חברה בחגים. במקום להתרכז איך העובדים יכולים "לנחות" חזרה בעבודה לאחר כל חג, אתם המנהלים צריכים להוביל ולקבוע את המדיניות הנכונה.  

הנה חמישה עקרונות שיעזרו לכם להשאיר את החברה במסלול הנכון:

המבוגר האחראי

מנהלים אחראים לא פחות מהעובדים על חזרה חלקה לעבודה. המנהל המודרני מתבקש ליצור התייחסות מערכתית דרך כתיבת נוהל פרטני וברור שמגדיר כיצד הארגון והעובד יוכלו לשלב כוחות ולהיערך להיעדרות ממושכת של העובדים.

גם במקרה של חופשת חול המועד סוכות הבאה עלינו לטובה, ההיערכות צריכה להיעשות עוד בטרם היציאה של העובדים לחופשה. ככלל, עקרון זה נכון ביחס לכל היעדרות ארוכה של העובדים, זאת על מנת להקטין למינימום את הפגיעה בתפקוד השוטף של המערכת, וכדי ליצור אצל העובד שיוצא לחופש תחושה של שייכות ואכפתיות כלפיו מצד הארגון.

לו"ז ברור

עוד בטרם היציאה לחופשה חשוב לקבוע לוחות זמנים בצורה ברורה, בעוד חברות היי טק נוהגות לעשות "גשר" בין החגים וכך יוצא שהחופשה ארוכה יותר, במפעלים ובחברות עסקיות אחרות ימי חול המועד נחשבים לימי עבודה ולכן חשוב להגדיר לעובדים את ימי החופשה בחגים במדויק. במצבים בהם רק חלק מהעובדים נמצאים בחופשה, יש לבחור גורם שיהיה אמון על ביצוע משימותיהם של הנעדרים.

מה שקורה עכשיו

במידה והחופשה אינה כוללת את כל הארגון, על המנהלים לרכז את הנושאים אשר לגביהם יש לעדכן את העובד שנעדר. ניתן לעשות זאת על ידי יצירת קובץ משותף לכל הגורמים הבאים במגע עם העובד בעבודה השוטפת: המנהל הישיר, צוות העבודה והעמיתים. הקובץ יכלול עדכונים שונים בנושאים ארגוניים כמו מינויים חדשים, נושאים חברתיים דוגמת אירועי צוות, נושאים טכנולוגיים לרבות הכנסת תוכנה חדשה, שינויים בנהלי עבודה וכדומה.

בסמיכות לחזרה מחופשה, ואפילו בבוקרו של אותו יום, יש לקיים פגישת עדכון, וזאת בכדי להקל על העובד וליצור תחושה של "נחיתה רכה", בכפוף לנושאים השונים שקודמו עוד בטרם היציאה לחופש.

נחיתה רכה

עם החזרה מהחופשה, יש לקיים פגישה אישית של המנהל הישיר עם העובד. מטרת פגישה זו היא להתעניין בשלומו של העובד ולעדכנו לגבי עיקרי הדברים שאירעו בתקופת היעדרותו. אם העובד נעדר לתקופה ארוכה יחסית, מומלץ לבחון איתו באיזה אופן ניתן להקל על חזרתו מהחופשה, ובמקרה של היעדרות בגין מחלה, רצוי לברר מול העובד באשר לדרכים בהן ניתן להמשיך לתמוך בו ובמשפחתו, למשל דרך סיוע במימון תרופות או סיוע נפשי.

לא להשוות בין העובדים

במקרים רבים, עובדים מסוימים נדרשים לעבוד בזמן שאחרים יוצאים לחופשה. מנהל אשר אחראי על קבוצת עובדים שחלקם נדרש לעבוד בחגים וחלקם לא, רצוי שיהיה עם יד על הדופק אפילו יותר ממנהל שכל עובדיו יוצאים לחופשה.

עובד שהקולגות שלו עובדים במהלך החג והוא עצמו אינו עושה זאת, עשוי להרגיש לא בנוח מולם או מול המנהלים וסביר שתחושות אלו יחזרו על עצמן.

לא כדאי לערוך השוואה בין מי שעובד למי שיוצא לחופשה, שכן השוואה כזו תפעל באופן טבעי לרעתו של העובד המסוים שאינו "תורם" את חלקו למערכת בזמנים אלו והיא עלולה לפגוע ולעצור את התקדמות העובד במעלה ההיררכיה הארגונית או את העלאת שכרו. במצב כזה, יש חשש שהעובד יגיע לידי תסכול, ייפלט החוצה על ידי המערכת או ייצא בכוחות עצמו.

על כל מנהל מוטלת האחריות לבדוק עוד בטרם העסקת העובד - האם הוא מתאים לתרבות הארגונית, האם שילובו במסגרת אפשרי, ואלו נושאים חשוב לו שיתקיימו בתוך המערכת, לרבות עבודה בשישי, שבת ובזמן החגים.